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Hace
unos días me hicieron una consulta a través del correo electrónico. Me
preguntaban los organizadores de una carrera popular cómo podrían hacer para
que, recogiendo los datos de inscripción a través de un formulario de Google
Docs, los nombres de los inscritos aparecieran en su página web ordenados
alfabéticamente.
Imaginemos
entonces, que queremos tener los registros de una hoja de cálculo hecha en
Google Docs (directamente o recogiendo datos a través de un formulario) siempre
ordenados por uno de los campos, por ejemplo, si recogemos datos de personas,
por su nombre.
Lo
explicaré a través de un ejemplo sencillo. Tenemos este formulario :
a
través del cual hemos recogido estos datos. El formulario puede seguir abierto
y recogiendo datos :
Como
vemos, los datos aparecen ordenados por su marca temporal, según se van
recogiendo desde el formulario. Los podríamos ordenar temporalmente clicando en
alguna columna y luego en ordenar, pero sería una acción temporal pues los siguientes
datos recogidos a través del formulario no nos aparecerían ordenados de forma
automática.
Para
conseguir el orden automático y para siempre y poder insertar esa lista en una
página web (un blog, un site, etc) tendríamos que hacer lo siguiente :
Borramos
los encabezamientos de las columnas en la hoja principal (llamada Hoja 1 si no
le cambiamos el nombre) para que esta fila no entre en el orden:
Vamos
a la Hoja 2 y en la cela A2 introducimos la siguiente función :
=SORT('Hoja 1'!A:C ; 2 ; TRUE)
SORT es la
función que se ocupa de ordenar datos, ´Hoja 1 ´! es el nombre de la hoja donde
tenemos los datos desordenados ; A:C es el rango de columnas que queremos
ordenar; 2 es el número de columna por la que queremos ordenar (en este caso el
nombre de los inscritos, correspondería a la columna B. Si ordenamos por la A
tendríamos que escribir un 1 , si es por la C , un 3, etc) ; TRUE si queremos
ordenar de forma ascendente y FALSE si lo queremos hacer de forma descendente.
Al
clicar INTRO, el resultado es una nueva hoja de datos ordenados según nuestro
criterio :
Esta
hoja se actualizará y ordenará automáticamente cada vez que recojamos un
registro nuevo.
Para
insertarla en un blog, página web, site de google, etc. clicamos en Archivo y
en Publicar en Web
En Hojas para publicar ,
elegimos la Hoja 2 (donde tenemos los datos ordenados) y en Obtener un enlace a los datos
publicados, elegimos Código HTML para insertar en una
página, con lo que obtenemos
el código de insertación.
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